ソフトウェア評価の技術者派遣に「チーム派遣」を提案。労務管理コストを大幅削減

派遣社員に対しての労務管理に課題があったソフトウェアメーカーT社。業務指示や進捗管理、勤怠などの労務管理を派遣リーダーにまかせる「チーム派遣」の導入で、社員負担の大幅削減に成功。ソフトウェア開発業務に専念できるようになりました。

クライアント様データ

派遣社員の労務管理が社員の大きな負担に

T社は、主に企業のバックオフィス業務をサポートするソフトを企画・開発するソフトウェアメーカーです。当社とは、ソフトウェアのテスト・評価業務の技術者派遣で数年前からお取引いただいています。

派遣社員が担当する業務は、ソフトウェアを利用者の立場でテストしバグなどを報告する評価業務で、ソフトごとに数名で行っていました。内容としてはさほど特殊な要件はない通常の評価業務ですが、派遣社員に対しての業務指示や進捗管理など、労務管理が同社社員の大きな負担になっていました。このままでは、社員が行うソフトウェア開発に影響が出かねないと、評価業務は引き続き派遣社員の担当のまま社員の管理負担を減らすことはできないかとご相談いただきました。

派遣リーダーが管理する「チーム派遣」で社員の負担を軽減

T社からのご相談を受け、当社で提案したのは派遣リーダーが業務管理を行う「チーム派遣」です。「請負化」と違い、指揮命令系統はクライアントのT社側のまま、個々の派遣社員の業務管理をリーダーに任せることができ、仕様変更にも柔軟に対応できるメリットがあります。

事前のヒアリングで、社員から派遣リーダーに移管したい管理業務として、「派遣社員の勤怠管理、朝礼での指示伝達、スケジュール（納期）管理、進捗確認、急な欠勤への対応、業務フォロー」などを確認。既存の派遣スタッフから適性のあるリーダーを選び、当社コンサルタントと共に業務マニュアルを作成しました。このタイミングで、評価業務の仕様書作成もリーダーに移行するなど、業務内容の調整も行っています。

派遣リーダーがメンバーの勤怠管理や課題のとりまとめを行うようになると、同社社員の管理工数は大幅減。急な仕様変更以外は、派遣リーダーからの週に1度の進捗報告で管理できるようになりました。さらに、リーダーとメンバーが同じ派遣社員ということもあり、お互いに相談やフォローがしやすい環境に。派遣社員の定着率も向上しました。

その後、新規派遣メンバー受け入れ時の育成や、対象ソフトウェアの勉強会などもリーダーが行うようになりました。同社からは、社員がより付加価値の高いソフトウェア設計業務に注力できるようになったと、チーム派遣の成果を高く評価いただいています。

複数のチーム制導入で、メンバーの能力や繁閑の調整も可能に

同社ではその後、チーム派遣の検討過程で顕在化した課題にも対応しています。

評価業務は、開発の進捗状況だけでなく、時期によってもソフトウェアごとに業務ボリュームに濃淡ができます。たとえば決算や確定申告の時期になれば、法改正の対応が必要なソフトには追加業務が発生します。同社ではソフトウェアごとに担当を固定しており、今までは異なるソフトウェア評価担当間で人員の調整はできませんでした。

そこで導入したのが、複数チームによるメンバースイッチ方式です。

スイッチ方式は、チーム内の何人かを一定期間ごとに他のソフトウェア評価担当と入れ替える仕組みで、複数のソフトを扱えるメンバーを増やしていきます。これにより、繁忙期には比較的余裕がある他の評価業務から人員を補充し、バランスを取れるようになりました。

教育・研修の手間が増えますが、チーム派遣導入時にマニュアルを作成していること、また派遣リーダーがすでに新人教育も担当していたことで、大きな負担増にはならず成果をあげています。メンバーによる能力のばらつきもリーダーがカバーしやすくなり、同社からも、適正な人材配置がしやすくなったと高く評価いただいています。