コロナ禍で対面の企業活動が全停止　急遽導入したWeb選考会で、採用機会を拡大

これまで海外や地方採用の面接手段としての利用が中心だったWeb面接。新型コロナウイルス感染症の拡大で、正社員・契約社員・アルバイトの採用まで、活用の場が急速に拡大しています。なかには対面でのセミナーや面接の一切が取りやめになり、試行期間がないまま急遽Webを活用した採用に切り替えた企業も。

当社クライアントの電機メーカーR社もそんな1社です。採用企画担当、面接官ともにノウハウがない状態でのWeb面接システム導入。そんなトライアル期間なしでの実施でしたが、システムまわりの調整と運営代行を当社にご依頼いただくことで、スムーズな運営が可能になりました。同社との取り組み事例を元に、Web面接運営のポイントやメリット・デメリットをご紹介します。

クライアント様データ

Web面接の導入で得られたメリット

Web面接のメリットについては、採用機会の拡大やコスト削減がまず挙げられます。実際にこれらの効果は非常に大きく、当社がWeb面接会運営を代行しているR社でも応募者は増加。予定通りの採用数を確保できています。また会場費や交通費・移動時間の削減など、コロナ禍をきっかけに導入した半年前から、すでに大幅なコストダウンに成功しています。

新卒採用においては、地方の学生に対するメリットが広く知られ、都市部以外の学生や、さらに海外留学中の学生へのアプローチにも有効です。東京・大阪など都市での採用においても、対面型面接の会場内でWeb面接を同時に行ったり、本支社間の同席面談を即設定したりするなど、リードタイムの短縮で他社に先んじて選考を進めることができます。

Web面接のデメリットと解消方法

Web面接には大きなメリットがある反面、デメリットも存在します。おおよそ以下の3点に集約されます。

・手軽さ・親しみやすさの反面、動機付けや会社の印象が弱くなる
・非言語情報の減少によるミスコミュニケーション
・システムトラブル

ルームを分けることで会場の空気を演出

面接会場が自社の社屋であっても、ホテルなどの外部施設であっても、会場は「会社」に対する印象を左右します。また、参加者にとっては、しっかり準備をして現地に赴く行動や、会場内での他の参加者の様子など、面接の場以外にも動機形成の機会は存在しています。

対面型と比較して、Web面接ではこういった“雰囲気づくり”は難しくなります。この点は、時間や場所の制約が少ないWeb面接のメリットとトレードオフになる部分ですが、Web面接会に“演出”を加えることで、デメリットはかなり軽減されます。

R社の新卒採用支援では、事務局が学生全員にガイダンスやフォローを行う「メインセッション」会場と、「各面接ルーム」を分けました。

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これはたとえばZoomであれば、「ブレイクアウトルーム」機能として実装されており、対面型面接会のように、メイン会場で事前説明を受けた学生が順次個別に呼ばれる仕組みを再現できます。また、待機中の学生には、カメラ・マイクの事前チェックや、リラックスできるよう雑談を促すなど、スムーズな面接誘導が可能です。

非言語コミュニケーションは、事前のポイント確認で共有

次に、非言語コミュニケーションによる情報が読み取りづらい点です。こちらはある程度双方の理解と協力が必要ですが、Web面接ではあいづちを多めに打つ、発話の際は分かりやすい表現や一般的な言葉を使うなど、事前にポイントを確認しておくと、情報が整理されます。また、お互いが「曖昧にしない」と共有しておくことで、なんとなく成立している会話を避けることができ、相互理解を深めることにも繋がります。

さらに、こうしたWeb面接を重ねるなかで得られた知見で、評価基準の見直しや、質問のポイントを変えるなどの対応も有効です。

会場の雰囲気づくりと合わせ、こうしたWeb面接における設定や態度を明確にしておくことは、参加者に安心感を与え、会社にプラスの印象をもたらします。

システム利用、バックアップのマニュアル化でトラブル対応をスムーズに

最後にシステムトラブルについてです。サーバーやネット回線の不調は起こりえますが、復帰手順と代替手段を明確にしておくことで、Web面接会運営への影響を最小限にとどめることができます。

当社が運営を代行する際には、カメラ・マイクの設定、異なる環境（PC・スマホなど）での接続手順などは、最適な“型”を作ってマニュアル化。万が一、通信接続不良になった学生がいた場合に備え、予備面談員も待機します。常に様々なトラブルを想定して、スムーズな復帰ができる体制を整えます。

また、当社ではWeb面接会で各社が実現したい機能に基づき、各ツールの特性やユーザビリティを考慮してシステムを選定しています。メインとして使われることが多いのはZoomやMicrosoft Teamsですが、採用面接に特化したツールや、Skype、LINEなども学生が即使える代替ツールとして有効です。特定ベンダーに依存しない方式は、トラブル時の代替ツールもすぐに稼働できるメリットがあります。

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