【派遣活用の旅・出発編】受け入れ初期に大切な７つのポイント

多くの派遣スタッフを活用している部署、実は今回初めて派遣スタッフを受け入れる部署、派遣対応に慣れた責任者、そうでない責任者と状況はさままざまです。派遣活用には費用はもちろんのこと、社員の労力もかかります。その中活用効果を最大化するポイントは「いかに派遣スタッフに活躍してもらうか」です。そのためにあらためて抑えたいポイントを、フェーズに沿ってご紹介していきます。

受け入れ初期に大切な７つのポイント

どれだけ社会人経験が豊富であっても、初めての就業先に出社する時は、期待と不安が入り混じります。「上司の方の期待に応えられるだろうか？」「職場雰囲気はどんなのだろうか？」「私以外に派遣スタッフさんはいるのだろうか？」「お昼は一人で食べるのかな？」などなど。

職場の第一印象は、その後のパフォーマンスや定着に影響を及ぼしかねません。業務上必要なパソコンやデスク等の設備面の準備だけでなく、就労してもらう部署内での指揮系統、ほどよい人間関係が構築できるように、予め職場の環境整備しておく必要があります。半月程度を目途に受け入れ部署の職場環境に溶け込んでもらえるかどうかが重要なポイントです。派遣スタッフを迎え入れる事前準備、初日の段取りをまとめました。

１．就業部署内・関連部署への周知

派遣スタッフを受け入れる目的を部署内に周知します。初めて出社したときに、受け入れの主旨内容が関係者に行きわたっていないと、派遣スタッフは就業先のその対応に不安を感じます。お願いする業務内容とその範囲、契約期間、勤務時間、残業対応の可否など、業務に関係することを部署内に伝えておいてください。また、派遣スタッフさんが所属する部署だけでなく、同じフロアの関連部署、業務上にやり取りする部署にも通知しておいていただけると円滑な人間関係が早期に構築できます。

２．派遣先責任者、指揮命令系統の明確化

指揮命令者や派遣先責任者の任命、苦情の窓口の設置などは派遣法で定められているものです。特に派遣先責任者の方は直接業務上関わることがない場合も、スタッフさんが何か疑問や不安を抱えた際に、いつでもコンタクトを取りやすいような環境を準備いただければと思います。

３．必要な備品の準備

業務上に必要な備品が初出社時に揃っていないと、派遣スタッフの就業先に対する印象が変わります(悲しい気持ちになってしまいます)。いち早く部署内に馴染み、気持ちよく業務に就けるように、入館証や業務用機器・備品、マニュアル、デスク・事務用品など、準備状況をチェックしておきます。特に業務に必要なパソコンやシステムの権限、前任者からの引き継ぎ書類なども忘れずにご準備をお願いします。

４．スタッフ受け入れ担当者の選定

指揮命令者や派遣先責任者の方とは別に、初日から２～３日の間でも派遣スタッフの受け入れコーディネートをしてくれる方を特定していただけると、職場の人間関係に早く馴染むことができます。

5．初日の朝礼時・朝礼後の段取り

初日にしていただきたい内容をまとめました。チェックリストとしてもぜひご活用ください。

６.業務に関する説明

社内・部署内の業務全体の流れ、担当してもらう業務内容とその役割を説明し、予め派遣元から聞いている内容と齟齬が無いかを確認します。万一異なるようなことが生じた場合は速やかに派遣元営業担当者にご連絡ください。業務を進めていく上でわからないことがあった場合、誰にどのようにして聞けばよいかも、座席表や組織図をもとに業務ごとに伝えていただくと安心できます。

7.初日の業務終了時の声がけ

初日は特にどのタイミングで退社してよいかわからないので、業務が終了すればひと声かけて欲しい旨を伝えておきます。その際に初日の労いと、何か困った事がなかったかを確認いただけると、明日へのやる気に繋がります。

最後に

最近はリモートワークも増え、初日から在宅というケースも少なくありません。初めての職場と言いながらオンラインという非対面の環境では不安は募るばかりです。同じ場所にいれば様子に気づけますが、オンラインではそうもいかず、気づいたら誰も夕方まで声をかけていなかったといったことも起き得ます。意図しない孤独な状態が続くと不安だけがどんどん募り、業務どころではなくなります。お伝えしてきた中でも度々出てくる「安心できる」ことが初期は最も大切です。受け入れる側でもこれらのポイントを抑えていただけると、力を発揮する前提となるまずは職場環境に馴染むことが可能になります。