現場が自発的にマクロを作って効率化してくれるのは、会社にとって喜ばしいことです。しかし、その「善意の効率化」が、実は薄氷の上で成り立っていることに、どれだけの経営者が気づいているでしょうか。
ここで一度、自社の状況を以下の視点で振り返ってみてください。

【社内保守の現実的な負担】
優秀な社員が、本来の業務の傍らで「マクロの修正や問い合わせ対応」に費やしているとします。もし、その担当者が明日突然いなくなったら、その業務はどうなるでしょうか？

同じようにマクロなどが得意な社員が元の仕様を読み取って維持する
手作業で業務を何とかこなす

マクロなどに精通した社員が在籍していれば引き受けてくれるかもしれません。しかし、その社員の本来の仕事にプラスで時間がとられてしまいます。運よく頼むことができれば良いですが、そういった社員がいない・・・、いるけど他部署で頼みにくい・・・など、会社内で仕事、として認識されていない場合、社員同士での調整が強いられ、「頼むくらいなら自分でコツコツやるか・・・」、と結局手作業に逆戻りといったケースも少なくありません。「現場の善意」に甘え続けることは、実は大きな「経営上の不確実性」を抱え込んでいることと同義なのです。

いきなり「大規模システム」は正解か？

属人化を防ぐために、数千万円をかけてシステムをゼロから構築（フルスクラッチ開発）しようとする企業もあります。経営層が「業務改善だ！」と鶴の一声で動き出すパターンや「クラウドツールで解決できるはずだ」と、導入自体が目的化してしまうパターン・・・。

しかし、現状の運用を整理することなく、いきなりクラウドのツールや開発したシステムに置き換えるのは危険です。

なぜなら、現場で長年使われてきたEXCELでの手作業やVBAには、マニュアル化されていない「現場固有の細かな判断ルール」や「例外処理」が複雑に組み込まれていることが多いからです。これらを精査せずに無理に新システムへ統合しようとすると、以下の事態を招きます。

業務の硬直化： システムの仕様に合わせるために、現場の柔軟な対応が失われる。
要件定義の漏れ： 開発後に「あの計算ができない」「このデータが出ない」といった致命的な欠陥が発覚、使い慣れたEXCELでの管理に戻ってしまう。
莫大な手戻りコスト： 結局、新システムが使い物にならず、二重投資になる。

だからこそ、まずは「今、何が行われているのか」を可視化し、既存の資産を活かしながら段階的に移行するプロセスが必要不可欠なのです。

身近なツールの「プロ管理」から始める現実的なDX

当社がいくつもの企業様からご相談をいただく中でたどり着いたのが、「今の業務フローを活かしつつ、ツールの品質と管理責任だけをプロの手に委ねる」というアプローチです。

ステップ1：既存の業務を身近なツール（VBA・Accessなど）に置き換えてみる

もし現場に「手作業で時間が奪われている業務」があるなら、まずはVBAなどの身近なツールで自動化することから始めてみてください。

自動化には「楽になる」以上の大きなメリットがあります。それは「業務が可視化される」ことです。

ツールを作る過程では、必ず作業工程を洗い出す必要があります。その過程で「その人にしかわからなかった手順」が明確になり、「そもそもこの工程は本当に必要なのか？」と運用そのものを見直すきっかけにもなるのです。

「野良マクロ」を「資産」に変える

既に社内で運用されているものの、中身が不明な「野良マクロ」についても、一度調査を行い、仕様書を作成することをお勧めします。調査をすることで以下のようなメリットがあります。

潜んでいるバグの可視化： 仕様書を作る過程で「実は計算ロジックが間違っていた」「特定の条件でデータが抜け落ちる」といった潜在的なミスを発見できます。
メンテナンスコストの削減： 仕様書があれば、エラーが起きた際の「原因究明」に要する時間を大幅に短縮でき、無駄な人件費を抑えられます。
ブラックボックスの解消： 「どういう手順で何をしているか」が共通言語になることで、特定の担当者にしか口出しできない聖域をなくし、組織的な改善が可能になります。

自社での対応が難しい場合は、他社へ依頼することを視野に入れて検討してみても良いでしょう。当社のサポートをご活用ください。私たちは身近な業務を自動化するツール作成はもちろん、以下の体制で貴社の継続性を守ります。

属人化の解消： 弊社が修正・保守までサポートするため、「誰かが辞めたら業務が止まる」リスクを即座に解消できます。
野良マクロの再生： 不明なツールの調査・改修・仕様書作成を承ります。
将来の自走も支援： 納品時には改修後の仕様書を添えるため、将来的に自社で改修を行いたい場合もスムーズに引き継ぎが可能です。

ステップ2：VBAとPower Platformの「ハイブリッド活用」

Microsoft 365環境であれば、Power AutomateやPower Appsを組み合わせた自動化も可能です。

VBAが向く業務： PC1台で完結する複雑な計算、大量の帳票出力など。
Power Platformが向く業務： スマホからの入力、Teams通知、クラウド上でのデータ共有。

これらを適材適所で組み合わせることで、低コストかつ堅牢なシステムを構築します。

ステップ3：会社の成長に合わせて「システムを育てる」

最初から完成形を目指すのではなく、現場で効果が出たものから順次クラウド化・システム化していきます。この「スモールスタート」こそが、投資失敗のリスクを最小限に抑えるDXの王道です。

最初のステップを踏み業務フローが明確になっていれば、システムの開発時にもかなりスムーズに仕様が固まっていくはずです。

まとめ：優秀な社員の「改善意欲」を企業の宝にするために

社員の自発的な改善意欲は、本来企業の成長エンジンとなるべきものです。しかし、その善意が「継続的な手作業」「終わりのない保守負担」という鎖になって社員を縛り付けているのなら、それは仕組みで解決すべき経営課題と言えます。

「仕組み化」や「保守」の部分を外部のプロに委ねることは、社員を守り、かつ企業の継続性を担保するための「攻めの経営判断」です。

当社では、こうした課題を抱える企業様へ、既存の資産を活かした「身近なDX」の伴走支援を行っています。
　また、当社はシステム開発も請け負うことができるため、「身近なDX」からクラウド導入やシステム開発による業務の移行もフルサポートが可能です。

優秀な社員を「本来の業務」へ： 修正やトラブル対応から解放し、付加価値の高いコア業務に集中できる環境を取り戻します。
初期コストを抑えた改善： いきなり高額なシステムへ置き換えるのではなく、まずは既存のExcel資産を最適化・プロ管理化することで、最小限の投資で最大のリスクヘッジを実現します。
将来を見据えたステップアップ： 「作って終わり」ではなく、将来的なクラウド移行（Power Platform等）や本格的なシステム開発まで見据え、貴社の成長に合わせた最適なロードマップを共に描きます。

貴社のVBAは大丈夫？危険度チェックリスト

最後に、現在の運用状況を振り返ってみてください。

未だに手作業で繰り返し行っている業務があり、そのために社員が残業をしている

そんなに難しくない作業に見えるが、ある特定の社員にしか対応できない業務がある

特定の社員しか中身を理解していないマクロがある

自社で作ったツールでマニュアルや仕様書が存在しないものがある

社員から自社作成のツールの「修正作業が負担だ」という声が出ている

「あの人が辞めたら、この業務は止まる」という不安がある

一つでも当てはまるなら、それは「資産」が「負債」に変わる一歩手前かもしれません。

現場で未だに手作業で行っている業務の自動化から、現在稼働しているVBAの解析、メンテナンス不能になったツールの改修・仕様書作成など当社でご支援します。

スモールスタートでも一歩を踏み出してみませんか？

当社ではどのような業務を行っていてどんな課題があるのか、経営層の方、現場の社員の方もお集まりいただき、座談会形式でヒアリングを行っています。どの層の方にも納得していただけるよう、本質的な課題を正確に見極め、貴社に寄与するツールの開発を行います。

「あの手作業なんとかならないかな・・・」「社内のマクロ、あの人が辞めたらどうしよう・・・」と一度でも不安に思ったことがある担当者様は、ぜひお気軽にご相談ください。

確かな技術と、現場に寄り添う「身近な自動化」で、貴社の業務をサポートします。

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